Was ist Forderungsmanagement?

Was ist Forderungsmanagement? – eine Definition

Forderungsmanagement ist professionelles Mahnwesen mit dem Ziel, Zahlungsausfälle zu vermeiden und die Liquidität eines Unternehmens nachhaltig zu sichern. Es ist Teil des innerbetrieblichen Rechnungswesens und beginnt mit dem Ordnen, dem Registrieren und dem Organisieren offener Zahlungen. Bei Zahlungsverzug sorgt ein funktionierendes Forderungsmanagement dafür, dass der Rechnungsempfänger rechtzeitig und auch wirkungsvoll an seine Zahlungspflicht nicht nur erinnert, sondern auch zur Erledigung angehalten wird. Effizientes Forderungsmanagement beginnt nicht erst mit dem Eintreiben offener Zahlungen und einer ersten Zahlungserinnerung. Noch vor einer Geschäftsanbahnung ist es vor allem bei großvolumigen Aufträgen ratsam, die Bonität des Geschäftspartners zu überprüfen und Schuldner- und Handelsregister sowie den Jahresabschluss einzusehen. In dieser umfassenden Ausgestaltung spricht man von Debitorenmanagement. Dieses fasst alle Abläufe innerhalb des Rechnungswesens eines Unternehmens zusammen und ist dazu geeignet, Forderungsausfälle von Anbeginn zu vermeiden sowie den bereits entstandenen Forderungsausfällen effektiv zu begegnen.

Was ist Forderungsmanagement? – die besonderen Merkmale eines funktionierenden Mahnwesens

Professionelles Forderungsmanagement und die Absicherung gegen Forderungsausfälle beginnen mit der Vertragsgestaltung. Durch Vereinbarung einer Fälligkeitsklausel kann ein genauer Zahlungstermin oder auch ein bestimmtes Zahlungsziel vereinbart werden, beispielsweise Zahlung des Kaufpreises nach Erhalt. Insbesondere bei Massengeschäften kann die Vertragsabwicklung durch vorformulierte Klauseln vereinfacht und beschleunigt werden. Gemeint sind die sogenannten Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die neben Gewährleistungsfristen und Haftungsbeschränkungen auch Mahnkosten und Inkassokosten zum Inhalt haben können. Zu einem effektiven Forderungsmanagement gehören außerdem prüffähige Rechnungen. Sie müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und enthalten regelmäßig nicht zwingende Angaben wie beispielsweise die Fälligkeit der Zahlung. Hat der Kunde den letzten Tag einer vereinbarten Zahlungsfrist untätig verstreichen lassen, befindet er sich im Zahlungsverzug. Wurde keine Frist vereinbart und noch keine Mahnung verschickt, tritt 30 Tage nach Erhalt der Rechnung der Zahlungsverzug ein, wobei diese Regelung nur für Geschäftskunden gilt. Handelt es sich um einen Verbraucher, so muss dieser auf die Frist von 30 Tagen hingewiesen werden.

Was ist Forderungsmanagement? – Mahnschreiben und Mahnbescheid

Ein Mahnschreiben gegenüber einem Verbraucher ist grundsätzlich formfrei, sollte jedoch wesentliche Punkte enthalten, beispielsweise das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, das Fälligkeitsdatum, die Höhe der offenen Forderung sowie eine neue Zahlungsfrist. Zeigt das Forderungsmanagement bis hierhin keine Wirkung, bleibt nur die schärfste und nachdrücklichste Form der Mahnung: das gerichtliche Mahnverfahren, dessen Ergebnis der Erlass eines gerichtlichen Vollstreckungsbescheides (Titel) durch das zuständige Mahngericht ist.

Was ist Forderungsmanagement? – Inhouse oder Outsourcing?

Angesichts eines rasanten Anstiegs gerichtlicher Mahnverfahren ist Forderungsmanagement für alle Unternehmen sowie für Freiberufler gleichermaßen ein Muss. Je nach Unternehmensgröße und der Anzahl der Kunden kann es sinnvoll sein, das Mahnwesen auf Unternehmen zu übertragen, die sich auf das Eintreiben von Zahlungsausfällen spezialisiert haben. Die Entscheidung für oder gegen Outsourcing ist auch abhängig von einer Kosten-Nutzen-Analyse. 

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