Billing: Leistungsfähige Systeme zur Verarbeitung von umfangreichen Leistungsdaten

 

Billing ist ein Begriff aus dem modernen Rechnungswesen. Bei Dienstleistungsverträgen müssen zur Fakturierung oft immense Datenmengen verarbeitet werden. Mit diesem hohen Datenvolumen umzugehen, ist die Aufgabe von Billing. Dabei handelt es sich um einen Geschäftsprozess, der die Nutzungsdaten der Kunden speichert und verarbeitet, um daraus eine Rechnung zu erstellen.

Ein Paradebeispiel für ein Geschäftsfeld, in dem eine große Menge an Daten mittels Billing verarbeitet werden muss, ist die Telekommunikation. Die einzelnen Gespräche müssen hier oft nach Dauer, Zeitpunkt und Netztarif abgerechnet werden. Methoden des Billing kommen  auch in anderen Bereichen zum Einsatz, wie beispielsweise dem Gesundheitssystem. Hier sind eine umfassende Dokumentation der geleisteten Dienste und deren Kategorisierung nötig, bevor eine Verarbeitung der Daten und eine Rechnungsstellung erfolgen können.  Dies leisten geeignete Systeme.

Billing in der Wertschöpfungskette

Das Billing reiht sich in die kaufmännische Wertschöpfungskette von Unternehmen ein. Dem Billing vorgelagert ist das Kundenbeziehungsmanagement mit der Akquise und der Wahl eines Produkts mit entsprechendem Tarif. Daraus geht das Billing hervor, bei dem die Leistungsdaten verarbeitet und anschließend der Fakturierung zugeführt werden. Im Anschluss folgen die Zahlungsabwicklung und die Debitorenbuchhaltung inklusive Mahnwesen.

Die einzelnen Schritte beim Billing

Idealtypisch gliedert sich die Vorgehensweise beim Billing in drei Schritte.  Im ersten Schritt , der Mediation, erfolgt die Sammlung der Nutzungsdaten in einem Abrechnungsnetzwerk. Beim Beispiel des Mobilfunknetzbetreibers wären das die einzelnen Datensätze zu jedem Gespräch: Länge, Uhrzeit, angerufener Netzbetreiber. In einem zweiten Schritt folgt das Rating. Dabei werden die einzelnen Ereignisse bewertet. Im Beispiel würde der Preis für jedes einzelne Telefongespräch gemäß dem gültigen Tarif errechnet. In Schritt drei, der Bill Generation, wird schließlich eine Rechnung generiert, die die einzelnen Posten zusammenfasst und eventuelle Rabatte abzieht.

Prozesse rund ums Billing

Rund um diese drei Schritte laufen beim Billing verschiedene Verwaltungsprozesse ab. Die einzelnen Produkte und Tarife müssen gepflegt und verwaltet werden. In der Tarifverwaltung werden zum Beispiel die Regeln festgehalten und aktualisiert, nach denen der Preis für ein einzelnes Element oder die gesamte Rechnung festgelegt wird. Daneben läuft der Prozess der Kundendatenverwaltung. Ein Datensatz pro Kunde muss generiert werden, der die Rechnungsadresse, den gewählten Tarif sowie alle anderen für die Fakturierung nötigen Informationen enthält. Schließlich muss ein Prozess angelegt sein, der die errechneten Informationen in einer Rechnung darstellt. Das kann bedeuten, dass die Rechnung als Ausdruck postalisch an den Kunden versendet oder in einen Online-Account einpflegt wird. Dort kann sie der Kunde über einen gesicherten Zugang einsehen.

Herausforderungen beim Billing

Die größte Herausforderung beim Billing ist die Komplexität des Programms. Über das Billing werden viele unterschiedliche Dienste abgerechnet. Die nötigen Informationen sind auf verschiedenen Datenbanken mit unterschiedlichen Strukturen verteilt. Das Programm muss auf alle diese Datenbanken zugreifen können. Eine weitere Herausforderung ist die Tarifvielfalt. Gerade in der modernen Telekommunikation werden unterschiedlichste Tarife mit oft nur kurzer Lebensdauer angeboten. Ein Billing-Programm muss es einem Unternehmen ermöglichen, diese Tarife zeitnah zu aktualisieren, ohne dass eine Umprogrammierung nötig wird. Bei all diesen Herausforderungen muss das Billing auch dem gesetzlichen Datenschutz genügen. Hier gelten bei Teleunternehmen insbesondere die Regelungen des Telekommunikationsgesetzes.

Eigenschaften und Vorteile des Billing

Findet ein System auf die oben genannten Herausforderungen eine passende Antwort, sind dies zugleich die Vorteile des Billing. 

Ein besonderer Vorteil ist, dass Billing die elektronische Rechnungsabwicklung ermöglicht ‒ hier spricht man auch vom E-Billing als elektronischer Rechnungsstellung. Die Vorteile liegen im Einsparpotenzial sowie weniger Umweltbelastung durch Papier und Versand. Außerdem erlaubt E-Billing im Idealfall eine höhere Transparenz im Rechnungsstellungsprozess.

Dienstleistungen von externen Anbietern rund ums Billing

Aufgrund der Komplexität beim Billing greifen viele Firmen hier auf einen externen Dienstleister zurück, der ihr Datenvolumen verarbeitet und den Kunden schließlich individuelle Rechnungen präsentieren. Auch arvato Financial Solutions bietet seinen Kunden Billing als Dienstleistung an. Die Anforderungen an die IT sind bei Systemen zum Billing durch das hohe Datenvolumen äußerst hoch. Daher ist es notwendig, leistungsfähige Rechenzentren zur Verfügung zu stellen, die zudem umfassend gegen eventuelle Ausfälle geschützt sind. Hier bieten Billing-Dienstleister entsprechende Lösungen an.

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