Fakturierung - die Kunst, eine korrekte Rechnung zu stellen

 

Unter dem Begriff Fakturierung versteht man ganz allgemein die Rechnungsstellung in einem Unternehmen sowie alle buchhalterischen Tätigkeiten, die damit zusammenhängen. Darunter fallen das physische Erstellen der Rechnung, die Buchung der entsprechenden Zahlungseingänge, die Erstellung von Gutschriften und die Verwaltung von Bonus- oder Rabattsystemen. Die Fakturierung beruht auf einer Leistung, die das rechnungsstellende Unternehmen erbracht hat. Das kann eine Ware oder eine Dienstleistung sein.

Das Wort Fakturierung leitet sich aus dem Lateinischen von factura (Rechnung) ab. Innerhalb der kaufmännischen Tätigkeiten ordnet man das Fakturieren dem Forderungsmanagement zu. In engem Zusammenhang mit der Fakturierung stehen die Debitorenbuchhaltung sowie das Inkasso- und Mahnwesen, da diese Bereiche alle darauf abzielen, dass ein Unternehmen für eine erbrachte Leistung bezahlt wird.

Gesetzliche Vorschriften für die Fakturierung

Gesetzliche Vorgaben zur Fakturierung enthalten das Handelsrecht, das Steuerrecht sowie das BGB. Eine Rechnung hat für das Gesetz einen ähnlichen Status wie ein Kontoauszug: Sie ist ein Beleg über einen Zahlungsverkehr. Die Rechnungsstellung ist gesetzlich notwendig, besonders wenn es um Geschäfte zwischen Unternehmen geht. Ein wichtiger Grund hierfür besteht darin, dass die Umsatzsteuer, die oft auch als Mehrwertsteuer bezeichnet wird, in jedem Fall auf der Rechnung auszuweisen ist. Ohne diesen Hinweis hat das rechnungsstellende Unternehmen keine Möglichkeit, die Umsatzsteuer geltend zu machen.

Juristisch unterscheidet sich die Rechnung deutlich von anderen Schreiben im Geschäftsverkehr. Eine Rechnung ist zum Beispiel keine Mahnung. Sie kann einen Schuldner auf keinen Fall in Verzug setzen. Dennoch spielt auch die Rechnung eine Rolle bei der Frage, ab wann ein Schuldner in Zahlungsverzug gerät. Denn die Zahlungsfrist ist üblicherweise auf der Rechnung vermerkt. Bezahlt der Schuldner bis zu diesem Zeitpunkt nicht, ist er in Zahlungsverzug mit allen Konsequenzen. Auch wenn weder auf der Rechnung noch auf dem Vertrag eine bestimmte Zahlungsfrist oder ein bestimmtes Zahlungsdatum festgelegt wird, spielt die Rechnung eine Rolle. Denn es gibt eine gesetzliche Frist von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung (§ 286 BGB). Dadurch gerät ein Schuldner 30 Tage nach Fälligkeit und nachdem er die Rechnung erhalten hat, in Verzug. Damit diese Regelung greift, müssen Verbraucher explizit auf der Rechnung darauf hingewiesen werden.

Fakturierung: Inhalt einer korrekten Rechnung

Die Fakturierung erfolgt schriftlich, meist noch in Papierform. Allerdings kommen zunehmend unterschiedliche Methoden und Systeme zum Einsatz, die elektronische Rechnungen erstellen. Für eine wirksame Fakturierung müssen mehrere Informationen in der Rechnung enthalten sein: Name und Anschrift des Unternehmens und des Kunden, eine eindeutige Rechnungsnummer, die Steuernummer des Unternehmens, das Rechnungsdatum und die Kontoverbindung. Eine korrekte Rechnung listet alle Leistungen mit Datum, Bezeichnung und Nettopreis auf, die das Unternehmen dem Kunden gegenüber erbracht hat. Zudem muss die Rechnung auch den Bruttopreis nennen, von dem eventuell gewährte Rabatte abgezogen werden.

Die Zahlungsbedingungen müssen ebenfalls auf der Rechnung erwähnt werden. Diese bestimmen neben dem Zeitpunkt der Zahlung auch die Art. Außerdem zählen Sonderkonditionen wie Skonto, Valuta oder Bonus dazu. Skonto bedeutet einen Preisnachlass bei vorzeitiger Zahlung, ein Bonus verspricht einen solchen Anreiz dagegen bei pünktlicher Zahlung. Die Verrechnung dieser Sonderkonditionen gehört ebenfalls zu den Aufgaben der Fakturierung. In automatisierten Systemen zur Fakturierung greifen Software-Programme bereits automatisch auf die entsprechenden Informationen zu und setzen sie in die Rechnung ein.

Fakturierung mittels Software oder durch den Dienstleister

Da eine umfassende Fakturierung ein komplexer Vorgang sein kann, greifen viele Unternehmen auf moderne Softwarelösungen zurück. Deren Vorteile bestehen in einer internen Vernetzung: Datenbanken mit dem Warenbestand und den Kundeninformationen können zum Beispiel mit der Fakturierung vernetzt werden. Das ermöglicht einen guten Überblick über Bestände, Preise und Zahlungseingänge. Auch Sonderinformationen, wie spezielle Rabatte für einen Kunden, können so automatisch eingelesen werden. Die eigentliche Rechnung muss nur noch ausgedruckt oder als E-Mail-Anhang versendet werden. Wenn der Kunde bezahlt, lässt sich die Buchung leicht zuordnen.

Alternativ geben einige Unternehmen die Fakturierung an einen spezialisierten Dienstleister und dessen Software. Diese übernimmt die automatisierte Rechnungsstellung und greift dabei auf die Daten seines Kunden zu. Auch der Geschäftsbereich Payment von arvato Financial Solutions übernimmt auf Wunsch die Fakturierung für andere Unternehmen. Dieser Geschäftsbereich bietet solche Lösungen zur sicheren Zahlungsabwicklung an, vom Billing über das Debitorenmanagement bis hin zum Inkasso.

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