Forderungsmanagement: Von der Rechnung zur Bezahlung alles im Griff

 

Das Forderungsmanagement in Unternehmen befasst sich damit, dass offene Forderungen so sicher und zügig wie möglich beglichen werden. Das Forderungsmanagement gehört in den Bereich des Rechnungswesens. Die Strategien und Herangehensweisen stammen aus dem anglo-amerikanischen Kulturkreis sind aber mittlerweile auch in Deutschland gängige Geschäftspraktiken.

Überblick über das Forderungsmanagement

Das Forderungsmanagement soll Zahlungsausfälle so gering wie möglich halten und trägt dadurch zur Liquidität eines Unternehmens bei. Dazu sind im Einzelfall eine Reihe von vielfältigen Tätigkeiten notwendig. Neben einer korrekten und zügigen Fakturierung zählen auch risikomindernde Strategien wie die Bonitätsfeststellung und das Festlegen von Zahlungskonditionen, die Debitorenbuchhaltung und das Mahn- und Inkassowesen dazu. Auch Strategien aus dem Bereich des Factorings können zum Forderungsmanagement gehören. Einige Unternehmen vertrauen diese umfassende Tätigkeit einem spezialisierten Dienstleister an und lagern das Forderungsmanagement aus.

Definition: Forderung

Eine Forderung ist in der Regel der Anspruch eines Unternehmens auf die Zahlung einer bestimmten Geldsumme und ergibt sich aus einer vorher erbrachten Leistung. Wenn zum Beispiel ein Kunde bei einem Onlinehändler ein bestimmtes Produkt bestellt hat und dieses erhält, hat das Unternehmen eine Leistung erbracht. Dabei muss es sich nicht immer um Waren handeln. Auch Services wie eine Beratung oder eine Reparatur sind Leistungen, aus denen sich eine Forderung an einen Kunden ergibt. Solange die Forderung offen ist, befinden sich der Kunde in der Rolle des Schuldners und das Unternehmen in der Rolle des Gläubigers.

Aufgaben im Forderungsmanagement: Rechnungsstellung

Damit der Schuldner der offenen Forderung nachkommen kann, fasst das Unternehmen alle erbrachten Leistungen in einer Rechnung zusammen und übergibt diese dem Kunden. Diesen Vorgang bezeichnet man auch als Rechnungsstellung. Er ist Teil der Fakturierung. Die Rechnung ist ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsprozesses, denn ohne sie kann der Kunde bzw. Schuldner nicht genau wissen, welche Forderungen bestehen. Außerdem gibt die Rechnung dem Kunden Gelegenheit, einzelnen Posten zu widersprechen, wenn diese seiner Meinung nach nicht berechtigt sind. Die Zustellung der Rechnung ist auch dann von Belang, wenn es um die Frage geht, ab wann ein Schuldner in Verzug gerät..

Die korrekte Rechnungsstellung ist somit eine Aufgabe des Forderungsmanagement. In modernen Unternehmen übernimmt eine Software das Erstellen der Rechnung. Sie muss in jedem Fall folgende Informationen enthalten: Name und Anschrift des Unternehmens sowie des Kunden, alle erbrachten Leistungen mit den entsprechenden Nettopreisen und dem Datum, die Umsatzsteuerbeträge sowie den zugrunde gelegten Steuersatz, den Bruttobetrag der gesamten Forderung, die Rechnungsnummer, die Steuernummer des Unternehmens und Angaben zu den Zahlungsbedingungen ‒ hier können Zahlungsfristen vermerkt sein.

Aufgaben im Forderungsmanagement: Debitorenbuchhaltung

Auch der Umgang und die Verwaltung von Kundenkonten im Rahmen der Debitorenbuchhaltung gehören zum Forderungsmanagement. In diesem Bereich werden alle offenen Forderungen erfasst, einem Kunden mittels seiner Kundennummer zugeordnet und die entsprechenden Zahlungseingänge überwacht. Außerdem können Unternehmen hier Informationen über den Kunden speichern, von der Rechnungsadresse bis zur Bewertung seiner Bonität mithilfe eines Scores. Um eventuelle Ausfallrisiken zu mindern, legen die Mitarbeiter in diesem Bereich des Forderungsmanagements eventuell kundenspezifische Zahlungsbedingungen oder Bestell-Obergrenzen fest.

Die Debitorenbuchhaltung verwaltet Reklamationen, Gutschriften und Zahlungseingänge, damit dem Unternehmen umfassende Informationen über die offenen Posten zur Verfügung stehen. Sollte ein Kunde einer berechtigten Forderung nach Ablauf der Zahlungsfrist immer noch nicht nachgekommen sein, leitet das Forderungsmanagement weitergehende Schritte zum Forderungseinzug ein.

Aufgaben im Forderungsmanagement: Mahnverfahren und Inkasso

Das Forderungsmanagement kümmert sich auch um säumige Schuldner. In diesem Zusammenhang wird es bei Bedarf das kaufmännische Mahnverfahren einleiten. Hierfür hat jedes Unternehmen eigene Regeln und Fristen, wann und wie viele Mahnungen versendet werden. In jedem Fall setzt die erste Mahnung den Schuldner in Verzug, falls noch keiner vorliegt (verzugsbegründende Mahnung). Sollte das kaufmännische Mahnverfahren erfolglos bleiben, geht der Fall innerhalb des Forderungsmanagements, wenn beauftragt, weiter an das Inkasssounternehmen.

Unter Inkasso versteht man die Einziehung fälliger Forderungen. Auch hier greifen viele Unternehmen auf spezialisierte externe Dienstleister zurück. Das Forderungsmanagement beauftragt in so einem Fall das Inkassounternehmen und überwacht dessen Erfolge. Als letzten Schritt leitet der Bereich Forderungsmanagement wenn nötig ein gerichtliches Mahnverfahren ein.

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