Mahnverfahren: Kosten und Eskalationsstufen ‒ vom kaufmännischen Mahnverfahren zum Inkasso

Es kommt vor, dass ein Unternehmen eine Leistung erbracht hat, hierbei kann es sich um eine gelieferte Ware oder eine Dienstleistung handeln, und dafür anschließend nicht bezahlt wird. In diesem Fall greifen Unternehmen auf ein Mahnverfahren mit verschiedenen Eskalationsstufen zurück. Ziel des Mahnverfahrens ist es, die Zahlung der fälligen Rechnung durch den säumigen Schuldner so zügig wie möglich zu erwirken. Die Voraussetzungen für ein Mahnverfahren sind also insbesondere, dass ein Unternehmen eine Leistung erbracht hat, die unstrittig ist und die der Schuldner trotz einer fälligen Forderung und Rechnungsstellung bisher nicht gezahlt hat.

Was sind die Eskalationsstufen bei einem Mahnverfahren?

Der erste Schritt ist das sogenannte kaufmännische Mahnverfahren. Dies beginnt mit einem Mahnbrief oder einem Mahnschreiben. Dabei handelt es sich um eine eindeutige Aufforderung an den Schuldner, die fällige Rechnung zu begleichen. Die Mahnung enthält den fälligen Betrag, das jeweilige Datum, die Rechnungsnummer, auf die sich das Mahnverfahren bezieht, und das Zahlungsziel ‒ also das Konto, auf das der fällige Betrag eingezahlt werden soll. Für eine Mahnung gibt es keine gesetzlich festgelegte Form. Allerdings ergeht sie in den meisten Fällen schriftlich. Viele Verbraucher gehen von einer Drei-Mahnungen-Regel aus. Doch es gibt keine gesetzliche Pflicht, einen säumigen Schuldner drei Mal schriftlich zu mahnen. Dieses Vorgehen hat sich im Geschäftsleben so eingebürgert. Unternehmen versenden häufig während des Mahnverfahrens drei Mahnschreiben in unterschiedlichen Tonlagen, ohne vom Gesetzgeber dazu verpflichtet zu sein.

Reagiert ein Schuldner auf die erste Mahnung nicht und bleibt die fällige Forderung offen, ist es das Recht des Gläubigers, den Fall an ein Inkassounternehmen abzugeben. Auch arvato Financial Solutions bietet seinen Partnern diese Dienstleistung an. Sollten Sie also ein Schreiben von uns bekommen haben, hat Ihr ursprünglicher Geschäftspartner Sie höchstwahrscheinlich bereits angemahnt.

Die nächste Stufe des Mahnverfahrens ist also die Beauftragung eines Inkasso-Dienstleisters. Dieser wendet sich schriftlich oder telefonisch an den Schuldner und versucht, eine Zahlungsvereinbarung zu treffen. Das Ziel des Inkassounternehmens ist es, das außergerichtliche Mahnverfahren erfolgreich zu beenden und die fällige Forderung einzuziehen. Ein gerichtliches Mahnverfahren ‒ die letzte Eskalationsstufe ‒ gilt es im Sinne des Gläubigers sowie des Schuldners zu verhindern, denn es kostet Zeit und Geld.

Ab wann ist ein Schuldner in Verzug?

In Zahlungsverzug gerät man, wenn man einen Anspruch nicht bedient, obwohl er fällig ist. Dazu ist nicht immer eine Mahnung nötig. Wenn in der Rechnung oder dem Vertrag eine bestimmte Zahlungsfrist festgelegt wurde, beginnt der Verzug mit dem Ablauf dieser Frist ohne Begleichung der Rechnung. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung, kommt der Schuldner in Verzug. Allerdings müssen Verbraucher in der Rechnung explizit darauf hingewiesen werden. Erhält der Schuldner schon früher eine Mahnung, beginnt der Zahlungsverzug ab diesem Zeitpunkt.

Welche Kosten entstehen beim kaufmännischen Mahnverfahren?

Bei einem kaufmännischen Mahnverfahren entstehen Kosten. Den sogenannten Verzugsschaden muss der Schuldner seinem Gläubiger ersetzen. So regelt es das Gesetz (§§ 280, 286 BGB). Zu diesen Kosten zählen auch die Inkassokosten. Der Verzugsschaden setzt sich aus den Inkassokosten, die durch die Einziehung der Forderung entstehen und Verzugszinsen zusammen. Auch alle anderen Mahnkosten, die der Gläubiger seit Beginn des Verzuges hatte, muss letztlich der Schuldner tragen. Das gilt ebenso für das gerichtliche Mahnverfahren, sollte es durch fristgerechte Zahlung nicht vermieden werden können.

Wie stoppt man ein außergerichtliches Mahnverfahren?

Für den Schuldner ist es gerade angesichts der Kosten wichtig, das Mahnverfahren so früh wie möglich zu stoppen und eine weitere Eskalation zu verhindern. Dazu ist es notwendig, den Kontakt zum beauftragten Inkassodienstleister aufzunehmen, um eventuell offene Fragen zu klären und einen Rückzahlungsplan auszuhandeln. Beharrliches Schweigen ist immer die schlechteste Strategie. Sollten Sie sich in dieser Situation befinden, scheuen Sie sich nicht, sich bei uns zu melden. Wenn Sie eine Zahlungsaufforderung von uns erhalten, prüfen Sie zunächst, ob die von uns geltend gemachte Forderung noch besteht oder nicht bereits von Ihnen ausgeglichen wurde. Damit das kaufmännische Mahnverfahren gestoppt wird, ist es außerdem wichtig, dass Sie Ihre Zahlungen an uns richten und nicht an Ihren ursprünglichen Geschäftspartner. Sollten Sie Rückfragen zu einer offenen Forderung haben, können Sie sich über inkassoportal.de weitere Informationen verschaffen. Zudem können Sie uns schriftlich oder telefonisch unter den auf unseren Schreiben angegebenen Telefonnummer kontaktieren.

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