Mahnwesen: Übersicht über den Ablauf des Mahnverfahrens und die Mahnfristen

 

Das Mahnwesen gehört wie die Debitorenbuchhaltung und die Fakturierung zum Forderungsmanagement eines Unternehmens. Im Mahnwesen beschäftigt man sich mit den ausstehenden Forderungen. Die Mitarbeiter überprüfen die Zahlungseingänge, erstellen gegebenenfalls Mahnungen und verwalten diese im weiteren Verlauf. Jedes Unternehmen hat eigene Regeln für das genaue Mahnwesen in Ablauf und Fristen. Dennoch gibt es auch allgemein übliche Vorgehensweisen und bindende gesetzliche Regelungen.

Mahnwesen: Ablauf des Mahnverfahrens

Stellt ein Unternehmen fest, dass ein Kunde noch nicht gezahlt hat, beginnt es mit dem kaufmännischen Mahnverfahren. Das Mahnwesen unterliegt dabei bestimmten Regeln. Eine Forderung kann angemahnt werden, wenn der Anspruch zu Recht besteht und diese Forderung auch fällig ist. Wann eine Forderung fällig ist, kann vertraglich vereinbart werden. Damit ist diese Regelung entweder auf der Rechnung vermerkt oder in den allgemeinen Geschäftsbedingungen. Für die Bezahlung einer erbrachten Leistung kann ein Unternehmen eine bestimmte Frist setzen oder sie zu einem bestimmten Zeitpunkt fordern. Beispielsweise kann ein Vertrag festlegen, dass die Zahlung zwei Wochen nach Erhalt der Rechnung fällig ist. Bezahlt der Schuldner nicht innerhalb dieser vierzehn Tage, ist das Unternehmen genötigt, mit dem kaufmännischen Mahnwesen zu beginnen. Fristen wie diese sind durchaus üblich.

Ist keine konkrete Frist vereinbart, ist die Zahlung sofort nach dem Erbringen der Leistung fällig. So regelt es der Gesetzgeber (§ 271 Abs. 1 BGB). In diesem Fall liegt es im Ermessen des Unternehmens, wann es eine Mahnung für angebracht hält, sollte der Kunde die Rechnung längere Zeit schuldig bleiben. In jedem Unternehmen setzt sich das Mahnwesen unterschiedliche Fristen, die die Versendung der ersten Mahnung bestimmen. Bei einer fälligen Forderung setzt die erste Mahnung den Schuldner in Verzug, wenn es keine konkrete Frist gibt. 30 Tage nach erbrachter Leistung und Zugang einer Rechnung ist der Schuldner in jedem Fall in Zahlungsverzug, auch ohne Mahnung. Spätestens dann nimmt das weitere Mahnwesen seinen Lauf.

Kaufmännisches Mahnwesen

Im kaufmännischen Mahnwesen sind bis zu drei Mahnungen üblich. Gesetzlich besteht allerdings keine Pflicht, drei Mahnschreiben zu versenden. Dies geschieht eher aus Kulanz dem Kunden gegenüber. Oft unterscheiden sich die drei Mahnungen durch ihre Tonlage, die zunehmend strenger wird. Eine erste Mahnung ist nach etwa vierzehn bis dreißig Tagen üblich. Beginnt erst mit diesem Schreiben der Verzug, ist die erste Mahnung noch kostenlos. Spätestens ab diesem Zeitpunkt können aber im Mahnwesen Kosten anfallen, die letztlich der Schuldner zu tragen hat.

Üblicherweise endet das kaufmännische Mahnverfahren mit einer dritten und letzten Mahnung. In dieser werden weitere Schritte angekündigt, wenn bis zu einem festgelegten Zeitpunkt keine Zahlung eingeht. Dieses Vorgehen ist jedoch nicht gesetzlich vorgeschrieben. Ein Gläubiger kann ab dem Zeitpunkt des Zahlungsverzuges weitere Schritte einleiten und das Mahnwesen weiterreichen.

Weitere Schritte nach dem kaufmännischen Mahnwesen

Ist ein Fall kaufmännisch ausgemahnt, geht das Mahnwesen einen Schritt weiter. In dieser Phase holt sich ein Unternehmen meist Hilfe von einem externen Dienstleister und beauftragt ein Inkassounternehmen zum Beispiel aus der arvato Financial Solutions Gruppe. Dieses Recht hat der Gläubiger, sobald der Schuldner in Verzug geraten ist und nicht auf Mahnschreiben reagiert. Das Inkassounternehmen wird das weitere Mahnwesen bestreiten und sich um die Beitreibung der Forderung kümmern. So versendet der Dienstleister weitere Schreiben oder versucht den Inkassofall mit dem Schuldner am Telefon zu klären. Ab dem Zeitpunkt, an dem der Auftrag erteilt wird, ist das Inkassounternehmen der erste Ansprechpartner des Schuldners und kümmert sich um alle Belange des Mahnwesens. Zahlungen sollten dann nur direkt an den Inkassodienstleister überwiesen werden, damit das Mahnverfahren so schnell wie möglich gestoppt werden kann.

Der letzte Ausweg im Mahnwesen ist ein gerichtliches Mahnverfahren. Dieses gilt es allerdings im Sinne aller Beteiligten zu vermeiden. Denn die Kosten, die der Schuldner dem Gläubiger als Verzugsschaden erstatten muss, erhöhen sich durch ein gerichtliches Mahnverfahren.

Externes Mahnwesen

Unternehmen können ihr gesamtes Mahnwesen auslagern und einem externen Dienstleister anvertrauen. Dadurch haben sie mehr Kapazitäten, um sich auf ihr eigentliches Kerngeschäft zu konzentrieren. So geht in den meisten Varianten des Factoring das Mahnwesen auf den Faktor über. Dieser überwacht, ob fällige Forderungen bezahlt wurden, und leitet im gegenteiligen Fall Schritte zur Beitreibung ein.

  • Einfache, direkte Kommunikation
  • Schnelle Problemlösung
  • Unbürokratische Abwicklung
  • Individuelle Zahlungspläne
Jetzt registrieren »

Einfach mit Ihrem Aktenzeichen einloggen und Kontakt zu unserem Kundenservice aufnehmen. Wir helfen Ihnen gern!

@:Support Formular
Bei technischen Fragen oder
Fragen zum Anmeldeprozess