Die Zahlungserinnerung - eine Mahnung in höflicher Form

 

Eine Zahlungserinnerung ist ein Schreiben, das ein Unternehmen an einen Kunden schickt, wenn dieser eine erbrachte Leistung nicht bezahlt hat. Wie der Name sagt, soll sie den Kunden an die fällige Zahlung erinnern. Denn mit einer Zahlungserinnerung geht das Unternehmen davon aus, dass der Kunde lediglich vergessen hat, die Rechnung zu begleichen. Deshalb ist diese im Ton sehr höflich. Der Kunde soll auf keinen Fall durch die Zahlungserinnerung vor den Kopf gestoßen oder verärgert werden.

Unterschiede zwischen Mahnung und Zahlungserinnerung

Die Zahlungserinnerung zieht keine Rechtsfolgen nach sich. In Deutschland ist es üblich, bei einer offenen, fälligen Forderung erst drei Schreiben zu versenden, bevor man weitere Schritte einleitet wie etwa ein gerichtliches Mahnverfahren oder die Beauftragung eines Inkassounternehmens. Dabei bezeichnet man das erste Schreiben oft der höflichen Form halber als Zahlungserinnerung, da das Unternehmen zu diesem Zeitpunkt noch davon ausgeht, dass der Kunde die Rechnung nicht absichtlich offen gelassen hat. Dieses Erinnerungsschreiben hat noch keine Rechtsfolge. Meist folgt erst im zweiten Schreiben eine sprachlich nüchterne Aufforderung, die offene Rechnung zu begleichen. Dieses zweite Schriftstück  trägt dann die Bezeichnung "Mahnung". Ein drittes Schreiben ist dann meist mit "letzte Mahnung" überschrieben. Hierfür gibt es keine vorgegebenen Regeln. Jedes Unternehmen entscheidet selbst, welche Eskalationsstufen es in seinem Mahnverfahren beschreitet und ob es ein zweites Schreiben noch als Zahlungserinnerung - ohne Rechtsfolge - oder bereits als Mahnung präsentiert, mit der Folge, dass der Schuldner hierdurch in Verzug gesetzt wird (wenn er sich nicht bereits kraft Gesetzes § 286 BGB) in Verzug befindet.

Folgen einer Mahnung: Verzug und Verzugsschaden

Eine Verpflichtung zu einer Vorgehensweise mit drei unterschiedlichen Schreiben gibt es nicht. Spätestens ab dem ersten Mahnschreiben befindet sich der Schuldner in Zahlungsverzug. Dieser rechtfertigt zum einen weitergehende Maßnahmen. Zum anderen ist der Schuldner ab dem Zeitpunkt, an dem er in Verzug gerät, verpflichtet, dem Gläubiger den sogenannten Verzugsschaden (§§ 280, 286 BGB) zu ersetzen. In Verzug kann ein Schuldner im Übrigen selbst ohne Mahnung geraten (§ 286 BGB). Das gilt, wenn eine Zahlungsfrist auf der Rechnung angegeben ist oder diese vertraglich festgelegt wurde. Hat der Schuldner die fällige Rechnung für die in vollem Umfang erbrachte Leistung nicht vor Fristablauf bezahlt, befindet er sich bereits in Zahlungsverzug. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung mit einem entsprechenden Hinweis befindet sich der Kunde in Zahlungsverzug. Hierfür ist in diesem Fall aus rechtlicher Sicht keine Mahnung nötig.

Zu dem erwähnten Verzugsschaden zählen Mahnkosten. Wird der Schuldner erst durch die Mahnung in Verzug gesetzt, darf für diese erste Mahnung noch keine Kosten berechnet werden (sog. verzugsbegründende Mahnung). Zum Verzugsschaden zählen aber noch andere Posten, zum Beispiel Zinsen auf die Hauptforderung. Alle Kosten, die durch die Einziehung der Forderung entstehen, zählen ebenfalls zum Verzugsschaden und müssen dem Gläubiger vom Schuldner ersetzt werden. Auch die Kosten für die Beauftragung eines Inkasso-Dienstleisters müssen letztlich vom Schuldner getragen werden. Gleiches gilt für alle Kosten, die bei einem gerichtlichen Mahnverfahren entstehen. Der Gläubiger muss die Gerichtskosten zwar zunächst selbst bezahlen (er streckt sie vor). Doch diese fließen später in vollem Umfang in die Nebenforderung ein.

Unter diesem Gesichtspunkt ist es also wesentlich besser, auf die freundliche Zahlungserinnerung eines Geschäftspartners zu reagieren und die offene Rechnung zu begleichen. Die Versendung einer solchen Zahlungserinnerung durch den Gläubiger ist schließlich reine Kulanz.

Inhaltliche Anforderung einer Mahnung

Eine Mahnung enthält in jedem Fall folgende Informationen: den offenen Betrag der ursprünglichen Rechnung und die erbrachte Leistung. Außerdem sollten die Rechnungsnummer, das Datum und der Empfänger sowie der Absender genannt werden. Oft gewährt das fordernde Unternehmen seinem Kunden auch eine neue Frist für die fällige Zahlung. Die höfliche aber bestimmte Forderung, die fällige Rechnung zu begleichen, ist auch Teil einer Mahnung. Eine Mahnung muss im Übrigen nicht unbedingt postalisch erfolgen, sie kann auch als E-Mail versandt werden.

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